por João Luiz Francisco

 A grande maioria de nós sente que está sempre sem tempo. Você é um deles? Temos que lidar com questões do trabalho e familiares, enquanto tentamos cuidar da nossa alimentação, fazer atividades físicas, meditar e aprender uma nova língua. Então, surge no trabalho um projeto super interessante, nossos amigos marcam um call (estamos em tempos de pandemia e sair de casa não é uma boa ideia) e  seu filho precisa de ajuda com as aulas on-line. Com o trabalho remoto, resultado da quarentena a que fomos todos impostos, muitos de nós achamos que teríamos mais tempo. No entanto, o que vimos é o tempo das atividades da vida profissional se misturarem com o da vida pessoal e não raro colegas me dizem que estão trabalhando aos finais de semana ou estendendo seus horários para muito além do normal.

No entanto, quais dessas atividades que surgem todos os dias realmente são importantes? Quais delas nos levarão ao objetivo que almejamos e quais estamos aceitando apenas por conveniência ou por empolgação do momento? A seguir, apresento algumas dicas que podem lhe ajuda a refletir sobre essas questões.

Durante décadas, a administração do tempo identificou dois grandes fatores que definem todo tipo de atividade: urgência e importância. Desde então, vários autores deram sua contribuição na categorização das atividades com que utilizamos nosso tempo. Barbosa (2012), por exemplo, propõe a divisão das atividades na Tríade do Tempo, dividindo esse recurso limitável em três critérios:

Em quais dessas categorias suas atividades mais se encaixam? Sua maior esfera é a da urgência? Caso seja, reflita se não tem deixado tudo para a última hora ou se, de fato, suas atividades não podem ser planejadas. As demandas importantes, ou seja, aquelas que podem ser planejadas, devem ocupar a maior parte do nosso tempo.

Uma ferramenta interessante para nos ajudar a refletir sobre como estamos utilizando nosso tempo é Matriz do Tempo, desenvolvida por Corvey (1989). O autor distribuiu nossas atividades em quatro quadrantes. De acordo com a matriz, que você pode ver abaixo,  uma atividade pode ser:

  • urgente e importante;
  • não urgente e importante;
  • urgente e não importante, e
  • não urgente e não importante.

Em qual desses quadrantes suas atividades mais se encaixam? Em qual delas você acha que aproveitaria mais seu tempo se suas atividades estivessem?

Corvey (1989) afirma que pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos Quadrantes III e IV e diminuem o tamanho do Quadrante I. Com isso, elas mantêm seu foco no Quadrante II, buscando lidar com atividades que não são urgentes, mas que são importantes, como, melhorar relacionamentos e planejar a longo prazo, todas essas atividades que sabemos que precisamos fazer, mas que raramente nos dedicamos, pois não são urgentes.

 No texto Home office: seis dicas para manter uma rotina de trabalho e conciliar outras atividades”, Andréa Gonçalves fala da importância de planejarmos nossas atividades. Ela nos orienta a fazer o planejamento completo das nossas tarefas  por meio de recursos, como lousas, agendas físicas ou aplicativos. Eu acredito que essa organização deva ser a mais simples e prática possível. Por isso, utilizo um Excel como mostrado abaixo. 

Qual instrumento você acha que mais se adapta a você? Tente descobrir! Após alguns testes, você o encontrará.  Caso você já faça o planejamento, ele é diário ou semanal? 

Confesso que estava acostumado a fazer meu planejamento diário e quando passei a fazê-lo semanalmente tive certa dificuldade. No entanto, o interessante de planejar de forma semanal é que podemos olhar as atividades que vamos realizar de uma forma mais ampla e refletir sobre em quais quadrantes elas se encontram e se estamos nos dedicando suficientemente as demandas do Quadrante II. Além disso, quando você perceber que não conseguiu cumprir com o estabelecido para a sua semana, busque refletir se as atividades circunstancias não foram o motivo disso.

Precisamos buscar tempo para o Quadrante II, certo? À medida que não deixamos que as atividades importantes se tornem urgentes, conseguimos um pouco mais de tempo.  No entanto, às vezes não é suficiente e para poder dizer “sim” a atividades do Quadrante II, é preciso aprender a dizer “não” a outras atividades.

Está lembrado das atividades do quadrante II que falamos há pouco? Nele estão as atividades não urgente e importante.

Sei que dizer “não” é algo difícil. Normalmente, sentimos que estamos falhando. No entanto, tenha sempre em consideração que esse “não” virá em algum momento. Talvez você pegue para si todas as demandas e oportunidades de formação no trabalho. Invariavelmente, para dar conta do serviço, você avançará algumas horas após o expediente. Então, você estará dizendo “não” para momentos com a família ou de lazer. Para não abdicar desses momentos com a família, talvez, você busque trabalhar no período da noite. Então, você estará dizendo “não” aos seus momentos de sono.

O “não” irá lhe encontrar em algum momento, então, escolha com sabedoria para onde você irá direcioná-lo. Você tem conseguido fazer isso?

Você também precisa de um planejamento que lide com as pessoas e não apenas com prazos. Por isso, tenha em conta que em algumas situações você terá que abrir mão da sua agenda e reorganizá-la, como quando você vai ensinar algo novo para um colega no trabalho e percebe que ele está com mais dificuldade do que você imaginava ou um amigo que telefona de maneira inesperada pois está passando por um problema e precisa conversar.

Esses são alguns princípios que busco seguir em relação a minha gestão do tempo e vou acrescentando outros à medida que aprendo mais sobre eles e sobre mim. Quais instrumentos você usa? Você tem alguma dica e gostaria de compartilhar conosco? Escreva aqui nos comentários!

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Referências bibliográficas

 BORBOSA, Christian. A Tríade do Tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2012

 COVEY, Stephen R. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. São Paulo: Best Seller, 1989.

 GONÇALVES, Andrea. Home office: seis dicas para manter uma rotina de trabalho e conciliar outras atividades. Disponível em: //www.eloseducacional.com/educacao/dicas-para-home-office/. Acesso em: 13 de jul. de 2020.