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por Renata Demarchi

Quantas vezes você acordou, planejou seu dia e, no final dele, teve a impressão de que precisava de mais tempo? Muitas vezes?

Fique tranquilo, você não está só! Pois é mais normal isso acontecer do que você imagina! Sabe por quê? Porque existe uma cultura pré-estabelecida de que trabalhar muito é a mesma coisa que produzir bastante. Já tinha pensado nisso? Pois bem! Para que possamos nos aprofundar um pouco mais neste assunto, seguindo a pergunta disparadora feita por Claudia Zuppini, no artigo anterior, “Adeus 2018 e seja bem vindo 2019”, vou apresentar um vilão da nossa rotina, seja ela profissional ou pessoal, que pode comprometer toda sua organização.

Primeiramente, a falta de planejamento faz com que muitas pessoas, ao acordar, iniciem um processo de execução das tarefas sem refletir o quanto de esforços elas estão dispondo ao realizá-las.

Uma boa estratégia é realizar um planejamento semanal, separando todas as ações que serão realizadas, dia a dia, hora a hora. Se possível, descreva também as pausas para o café, almoço e as ações que realizará fora do horário de trabalho. Se este detalhamento não for possível, procure anotar ao menos as tarefas do dia e as organize em períodos: manhã, tarde e noite. Isso já vai ajudá-lo a organizar melhor suas demandas e dar conta de todas elas.

Para que possamos seguir, antes é importante refletirmos sobre como você tem organizado sua rotina; seja você um profissional da educação ou não, é necessário ter em mente que planejar estrategicamente é essencial para que ao final de um período, pré-estabelecido, que pode ser de uma semana ou até mesmo de um mês, você tenha sucesso na condução dos afazeres pretendidos.

Pensando que estou me referindo a um bom planejamento, ou seja, um planejamento eficaz, lanço aqui o seguinte desafio. Vamos parar um momento para refletir sobre sua rotina? Para isso é preciso olhar para seu planejamento e analisar se nele estão contempladas todas as ações que você realizará durante o período pretendido. Feito isso, outro passo é definir as atividades de trabalho em quatro conceitos, assim como Placco nos apresenta, pautada nas contribuições de Carlos Matus, sendo eles: atividades de importância, rotina, urgência e as pausas.

Vamos analisar o fluxograma abaixo para entender um pouco mais:

Olhando para o quadro acima, imagino que fique mais fácil de refletir sobre seu planejamento. Mas ainda tem mais um detalhe para ser pensado. Para se obter sucesso nos feitos diários, Carlos Matus ainda reforça que é preciso distribuir as atividades de maneira que sua rotina tenha 30% de ações de importância, 30% de rotina, 30% de urgência e para completar 10% de pausas. Interessante, não é mesmo?

Feito seu planejamento, existe ainda um vilão chamado “celular”, com suas notificações e e-mails, que chegam a todo momento do nosso dia, fazendo com que muitos façam várias paradas durante ações importantes para visualizar o que chegou, responder com rapidez ou até mesmo fazer com que você deixe de lado o que estava fazendo, para iniciar a nova tarefa trazida via e-mail. Cuidado, pois ele pode estar roubando tempos preciosos previstos em seu planejamento.

Bom! Para nos apoiar neste ponto, Gerônimo Theml, em seu livro “Produtividade para quem quer tempo”, aponta alguns itens que fazem com que você perca muito tempo de sua rotina, e um deles é a falta de organização, no que diz respeito às mensagens e redes sociais.

Toda vez que você está concentrado em algo, por exemplo, em uma tarefa no computador, ou em uma leitura, ou até mesmo em uma reunião de negócios, e chega uma mensagem, você automaticamente, desvia a sua atenção, mesmo que for só para dar uma olhadinha. Pronto! É o suficiente para que você perca tempo, pois seu cérebro tem que se reconectar e rememorar o que estava fazendo para que você possa seguir em frente. Sem falar naqueles que já aproveitam que estão com o celular na mão e dão uma passada pelas redes sociais, faz uma compra rápida daquele livro que está na promoção, etc.

Neste momento você pode estar se perguntando, o que fazer para dar atenção às mensagens e emails importantes que recebe e precisam ser respondidos?

Aqui deixo uma super estratégia que funcionou comigo e com algumas pessoas com as quais tenho conversado.

Ao planejar sua rotina, não deixe de organizar um momento para que você faça paradas estratégicas para visualizar, responder e dar encaminhamentos nas mensagens. Dessa forma, você pode se distanciar do aparelho em momentos oportunos ou mesmo colocá-lo no modo avião.

Imagino que você deva estar se perguntando novamente, mas e se me mandarem uma mensagem muito, mas muito urgente? Sabe de uma coisa que aprendi? Na maioria das vezes as demandas urgentes chegarão via ligação!

Para finalizar esse diálogo eu proponho que você reflita sobre como anda seu planejamento e passe a observar quantas paradas você realiza enquanto está executando uma tarefa. Só assim, tendo consciência de como ela está, você poderá reorganizar o que precisa de atenção.

Finalizo com uma frase de Geraldo Theml que virou meu lema diário, na qual diz, “…quando a gente pensa que não vai dar. Adivinha! Não vai dar mesmo!”.

Vamos pensar em quanto tempo você tem dedicado às tarefas importantes e as de rotina. Quando foi a última atividade de pausa que realizou? A proposta agora é reorganizar-se. Topa?

Referencia Bibliográfica

PLACCO, Vera e ALMEIDA, Laurinda Ramalho (orgs.). O coordenador pedagógico e o cotidiano da escola. São Paulo: Edições Loyola, 2003.

THEML, Geronimo. Produtividade para quem quer tempo. Editora Gente Liv e Edit Ltda, 2016.